Pourquoi et comment mettre en œuvre un projet SIRH ?

Le SIRH (voir définition ici) est l’abréviation de Système d’Information des Ressources humaines. Il s’agit d’un ensemble d’outils de gestion du capital humain au sein d’une entreprise. Vous trouverez d’ailleurs des progiciels performants permettant d’automatiser certaines tâches comme l‘édition de la fiche de paie. Le SIRH devient de plus en plus incontournable notamment aussi bien pour les grandes firmes que pour les petites entreprises.

Pourquoi mettre en place un projet SIRH ?

dématérialiser SIRH

La fonction principale du SIRH consiste à simplifier le travail du gestionnaire des ressources humaines tout en optimisant les performances de l’entreprise. Ce programme offre de nombreux avantages.

Une centralisation des données du personnel

Au lieu de garder dans une ou plusieurs armoires l’ensemble des informations concernant vos salariés, vous les centralisez et les sauvegardez dans une base de données. Il vous suffit par la suite de quelques clics pour y accéder et cela depuis n’importe quel poste de travail. Un seul fichier par salarié suffit d’ailleurs. Cela reste plus pratique pour les diverses mises à jour de leur profil.

La digitalisation à travers un logiciel SIRH présente d’autres intérêts. Vous limitez l’utilisation du support papier. Vous ferez par conséquent plus d’économies tout en luttant en faveur de l’environnement. D’autant plus que les documents physiques prennent de la place et se détériorent avec le temps. Un fichier dématérialisé par contre est indéfiniment conservable à condition de disposer de plusieurs copies. En outre un SIRH performant et à jour renforce la protection de ces données.

Une meilleure conformité à la loi

La législation du travail ne cesse d’évoluer, souvent dans l’intérêt des salariés. Elle impose de nouvelles obligations aux employeurs en matière de gestion des ressources humaines. Tel est le cas par exemple des mentions obligatoires sur la fiche de paie et des attestations de travail. Or les intégrer et les appliquer par votre équipe demande un certain temps.

Il y a toujours un important risque d’erreur. Avec un logiciel de gestion RH, ce problème ne se pose plus puisque celui-ci est constamment mis à jour. Celui-ci gère en plus les documents temporaires dont la suppression est imposée par la réglementation en vigueur comme le CV.

L’automatisation d’un certain nombre de tâches

Les tâches pouvant être automatisées grâce au SIRH sont nombreuses. Celui-ci enregistre et comptabilise les heures travaillées, les congés payés, les permissions ou encore les primes. Il calculera alors automatiquement le montant de la rémunération de chaque salarié. Mais mieux encore, il générera en un clic une fiche de paie tout en actualisant le profil lié. Cela garantit un important gain de temps.

Les progiciels les plus performants gèrent également le planning commun ou individuel des salariés ou cadres. L’outil aide ainsi à traiter de manière égalitaire chacun d’eux, notamment concernant la répartition des « days off » et des jours de congé. Il assure un intervalle suffisant entre le temps de repos et les tâches particulièrement difficiles. Cela aura d’autant plus un impact positif sur les employés. Ils s’impliqueront un peu plus dans leur tâche, car l’entreprise se soucie mieux de leur sort.

Comment mettre en place un projet SIRH ?

Ressources humaines

Une étude sérieuse sur les retombées positives de l’adoption d’un SIRH s’impose. Vous pouvez en confier la réalisation à un cabinet spécialisé en SIRH tel que ConvictionsRH. Après cela, vous n’aurez qu’à suivre sa ligne directive.

La mise en place d’une équipe et formation

Vous disposez probablement d’une équipe expérimentée de gestion des ressources humaines expérimentée. Néanmoins celle-ci ne possède pas toujours les compétences nécessaires pour manipuler les progiciels SIRH. Vous devrez bien souvent recruter un expert en CRM. Ce dernier pourra par la suite former les autres membres de l’équipe.

Souvent cette dernière travaillera en étroite collaboration avec la direction des ressources humaines et aussi le service informatique. La formation peut se faire de manière progressive en commençant par une partie du personnel. Cela facilite aussi la familiarisation de ce dernier au SIRH et d’éviter la résistance au changement.

Le choix du logiciel

Il existe une importante variété de logiciels SIRH. Vous avez d’un côté les progiciels à installer directement sur chaque poste de travail et reliés entre eux par un ordinateur central via un réseau intranet. Les employés travaillent devant une interface à travers laquelle ils communiquent avec le gestionnaire du SIRH. Ce système présente un certain avantage de sécurité puisqu’il n’est pas relié à Internet. Par contre, il a besoin de mise à jour manuelle.

Vous disposez des logiciels connectés sur support cloud. Votre entreprise se contente de l’utiliser comme un service en ligne. Vous ne pouvez donc l’acheter. Son intérêt réside dans sa connexion à internet. Celui-ci est par conséquent régulièrement optimisé et actualisé par le fournisseur.