Le service RH fait partie des indispensables pour assurer le bon développement d’une entreprise. D’où l’utilité du SIRH, le Système d’Information des Ressources Humaines permettant de stocker aisément les données relatives aux membres du personnel. On compte parmi les tâches essentielles la gestion des temps et des activités ou GTA. Elle facilite le suivi des heures de travail de chaque employé.
Les outils GTA à la disposition des gérants deviennent de plus en plus nombreux. Ce qui rend le choix de celui adéquat à ses besoins assez difficile. Voici les éléments clés à prendre en compte pour trouver le bon logiciel GTA :
Les fonctionnalités essentielles
Étant donné que les solutions de GTA disponibles sur le marché ne cessent d’évoluer, notez qu’elles n’offrent pas toutes les mêmes options. Pour avoir la certitude d’accéder à un outil aussi performant que simple d’utilisation, assurez-vous qu’il se compose des fonctionnalités de base, dont :
- L’administration du temps de travail des salariés ;
- Le contrôle des activités des collaborateurs ;
- La réalisation du planning (hebdomadaire, mensuel…) ;
- La planification des congés, des absences… ;
- Le reporting ;
- Le pointage
Pour vous éviter les grosses dépenses lors de l’installation de votre logiciel de gestion des temps et des activités, prenez le temps d’analyser les besoins de votre organisme. Listez les fonctionnalités qui selon vous, ne semblent pas cruciales pour la réussite de votre activité.
Le secteur d’activité de l’organisme
Les attentes varient d’une entreprise à une autre. C’est pourquoi la sélection d’un outil de GTA doit dépendre du secteur d’activité de l’organisme. Œuvrez-vous dans le domaine hospitalier ? Préférez un logiciel multi-sites. À part vous assister pour le suivi du planning de vos services, il vous donne la possibilité d’adapter le temps de travail aux changements législatifs. Tandis qu’en BTP, il vaut mieux se tourner vers une solution participant au reporting.
Dans tous les cas, assurez-vous que le logiciel de GTA de votre choix peut s’ajuster en fonction de votre convention collective. De quoi vous garantir des mises à jour automatiques.
Cependant, avant de vous lancer dans la création de votre société, apprenez les bases de l’entrepreneuriat en suivant des formations professionnelles. Cette étape vous aide à prévenir les pièges bloquant souvent les jeunes chefs d’entreprise et vous donne des astuces pratiques pour commencer votre projet selon les normes. D’autant plus que ce sont des études à la portée de main de tous sur internet.
La taille de la société
Ne pas tenir compte de la taille de l’entreprise induit en erreur. Les besoins varient en réalité selon les problématiques ainsi que la taille de votre organisme. Si les PME se contentent d’un outil simple d’usage et ergonomique, les grandes enseignes quant à elles nécessitent une solution sur-mesure.
La collecte de données
Avant de sélectionner un outil de GTA à la hauteur de vos attentes, prenez le temps d’analyser les principaux besoins de votre société, notamment la manière dont vous allez collecter vos données RH. Déterminez aussi les solutions que vous souhaitez mettre en place afin de l’optimiser.
Puisque l’un des enjeux du logiciel de GTA, c’est l’automatisation de la collecte de données comme les éléments variables de paie, assurez-vous d’employer la bonne technique pour les stocker, sans commettre des erreurs. La récolte de ces informations passe souvent par plusieurs étapes : la mise en place d’une badgeuse, le contrôle des horaires de travail et la numérisation des congés.
Pour que les renseignements soient enregistrés correctement, vous devez vous assurer que la collecte de vos données RH se fait sans double saisie, avec un calcul exact de toutes les heures supplémentaires des salariés. Ce qui facilite par la suite le quotidien des gestionnaires.
La possibilité d’interfacer le logiciel de GTA
Tous les gestionnaires contribuant au bon fonctionnement de votre entreprise doivent accéder aux renseignements essentiels pour l’élaboration des fiches de paie. Cela inclut les absences, les congés, les heures exécutées, les événements… Ici, l’outil GTA leur transmet les informations indispensables sans qu’ils se déplacent et sans qu’ils téléchargent de nombreux documents.
Pour rendre l’envoi des données collectées aisé, il s’implique d’interfacer les solutions. Veillez alors à ce que l’outil de GTA de votre choix puisse s’interfacer avec d’autres logiciels. Il est probable que les gestionnaires l’emploient avec plusieurs solutions SIRH. Notez que c’est également l’option la plus recommandée pour centraliser les informations de façon sécurisée. Ce qui vous épargne la ressaisie des données dans le cas où les appareils rencontrent des problèmes.
L’hébergement
Pour l’hébergement de la solution de GTA, 2 choix s’offrent à vous :
Le SaaS
Disponible directement sur Internet, le SaaS vous donne accès à un outil de GTA en temps réel et en toute sécurité. Le modèle économique de ce système réclame souvent un abonnement et peut se présenter sous forme de licence. Comme atout, il ne nécessite aucune installation particulière et promet des mises à jour fonctionnelles et automatiques. Il se révèle aussi maniable puisqu’on s’y connecte sur n’importe quel support : ordinateur, smartphone, etc.
Le On Premise
N’avez-vous pas accès à une connexion Internet ? Pourquoi ne pas se tourner vers le logiciel On Premise ? Contrairement au mode SaaS, il nécessite l’achat de l’outil et il ne se met pas automatiquement à jour. Engendrant des dépenses, il convient plutôt aux grandes entreprises.
L’ergonomie
Une solution de GTA performante ne suffit pas. Vous devez également vous conformer à son ergonomie. Étant donné que tous vos collaborateurs l’utilisent (services RH, managers, responsables, salariés…), veillez à ce que l’expérience utilisateur soit optimale. Préférez une plateforme personnalisable et accessible sur n’importe quel support.
Optez si possible pour un outil adoptant le principe du « Self-Service » où il propose un Portail collaborateur responsive design. Ce dernier permet à tous ceux qui travaillent au sein d’une société de visualiser le planning de travail à tout moment. Ils peuvent par la même occasion réclamer un changement d’équipe, voir leurs compteurs…
Notez que la solution de GTA à elle seule ne vous garantit pas la réussite de votre entreprise. Pensez avant tout à engager des collaborateurs qualifiés. Le Community Manager met déjà tout en place pour que vous figuriez parmi les plus célèbres sur la toile.